easy invoice
Verarbeitet tausende Rechnungen. Intelligent, automatisch und vor allem: pro Tag
Zwölfmal mehr Zeit für Wesentliches – durch digitales Rechnungsmanagement.
Auslesen, Abgleichen und Suchen für schnellere Entscheidungen.
Rechnungen prüfen, freigeben, archivieren – jederzeit und standortunabhängig.
Automatisches Zuordnen von Rechnungen an definierte Mitarbeiter.
Funktionen
was bisher länger lag, läuft ab sofort
Steigern Sie Durchlauf und Effizienz Ihrer Kreditorenbuchhaltung: easy invoice verkürzt Ihren gesamten Rechnungsprüfungsprozess von der Erfassung bis zur Freigabe.
- Workflowgestütztes Rechnungsmanagement
- Effiziente Erfassung der Rechnung (analog oder digital)
- Verarbeitung von E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD und EN 16931)
- Automatische Zuordnung von Rechnungen zu Bestellvorgängen
- Flexibles Splitten und Zusammenführen von Positionen
- Buchungsvorlagen für wiederkehrende Rechnungsarten, z.B. Telekommunikation, Energie
- Unterstützung durch KI bei Buchungsvorschlägen, Zahlungszielprüfung, Sachprüfer-Ermittlung und Freigabeentscheidungen
- Kaufmännische Prüfung (z.B. §14 UStG), Abgleich von Preisen, Mengen etc.
- Fachliche Prüfung und Freigabe unter Berücksichtigung von Wertgrenzen
- Revisionssichere GoBD-konforme Archivierung in Kombination mit easy archive
Einheitlicher Prozess – unabhängig vom Format
Ob abfotografierte Papierrechnung, PDF oder als strukturierte E-Rechnung: easy invoice verarbeitet alle gängigen Formate in einem einheitlichen, digitalen Workflow. Die effiziente Erfassung bildet die Grundlage für eine durchgängige, medienbruchfreie Verarbeitung. Das intelligente easy invoice erkennt automatisch das Format, den Absender und den Rechnungstyp. So kann easy invoice die Rechnungsdaten extrahieren bzw. auslesen – und die Daten strukturiert an das ERP- oder DMS-System weiterleiten. Ohne manuelle Prüfung. Ohne Zeitverlust. So entsteht ein durchgängiger, automatisierter Rechnungsprozess, der effizient, transparent und vollständig integriert ist.
Alle gängigen Formate
Rechnungsdaten extrahieren
Weitergabe an ERP oder DMS
Intelligente Klassifikation – Regeln & KI
Die automatische Klassifikation erfolgt hybrid. Eine regelbasierte Logik erkennt wiederkehrende Muster, z. B. bei Lieferanten oder Rechnungstypen. Künstliche Intelligenz (KI) ergänzt diese Regeln durch semantische Analyse – etwa bei unstrukturierten Rechnungen oder variierenden Layouts. So wird jede Rechnung zuverlässig erkannt, zugeordnet und vorbereitet – unabhängig von Format oder Komplexität. Die KI unterstützt bei Buchungsvorschlägen, Zahlungszielprüfung, Sachprüfer-Ermittlung und Freigabeentscheidungen.
Automatische Klassifikation
Künstliche Intelligenz (KI)
Semantische Analyse
Lieferanten sofort erkennen
Sekundenschnelles Abgleichen von Rechnungen mit Lieferantenstammdaten und Bestellungen (Two-way-match) in Ihrem ERP-System: easy invoice prüft automatisch den Bestellbezug von Eingangsrechnungen – Sie sparen Zeit und verfügen über valide und aktuelle Daten.
Abgleichen mit Lieferantenstammdaten
Prüfung auf Bestellbezug
Zusammenspiel mit ERP
Workflowbasiertes Routing
Nach der Klassifikation übernimmt das workflowbasierte Routing. Rechnungen werden automatisch als Aufgabe an die zuständigen Personen oder Abteilungen weitergeleitet – unter Berücksichtigung von Wertgrenzen, Freigabestufen und anderen individuell bestimmbarer Regeln. Dabei lassen sich Positionen flexibel splitten oder zusammenführen, z.B. bei Sammelrechnungen.
Berücksichtigung von Wertgrenzen
Beachten von Freigabestufen
Positionen splitten & zusammenführen
Doppelte Kontrolle & Pfad zur Freigabe
easy invoice stellt sicher, dass bestimmte Rechnungen von vier oder mehr Augen geprüft werden. Ab einer gewissen Rechnungssumme zum Beispiel. So sichern Sie die Prozesstreue Ihres Unternehmens und die Zahl inkorrekter Rechnungen, geht gegen null. easy invoice informiert verantwortliche Personen automatisch über anstehende Rechnungsfreigaben. Das beschleunigt die Freigabe von Rechnungen erheblich und anschließend überträgt easy invoice diese automatisch in Ihr ERP-System.
Mehr-Augen-Prinzip
Freigaben beschleunigen
Übertragung ans ERP
„Mit easy invoice haben wir die Freigabe der Rechnungen auf einen bestimmten Personenkreis eingegrenzt und gezielte Eskalationsroutinen eingerichtet. Überschreitet eine Rechnung eine bestimmte Höhe, werden automatisch weitere Personen, zum Beispiel aus der Geschäftsführung, in den Freigabeprozess eingebunden und es wird ein Vier-Augen-Prinzip aktiviert.“
Alexander Sonndag,
Adam Hall
Nahtlose Integration in gängige ERP-Systeme
Geprüfte Rechnungen lassen sich als Buchungsvorschläge direkt in ERP-Systeme wie Microsoft Dynamics Business Central, Microsoft Dynamics 365 for Finance and Supply Chain Management oder SAP usw. überführen. Zusätzlich kann easy invoice um ein Dokumentenmanagement für fachspezifischen Anwendungen (Vertragsmanagement, HR) und eine revisionssichere Ablage erweitert werden – für maximale Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
Anbindung an ERP- und Drittsysteme
Flexible Schnittstellen
Reduzierter Integrationszeit
Prüfung, Buchung, Archivierung
easy unterstützt die gesamte Prozesskette vom Rechnungseingang bis zur Archivierung. Dazu gehören die kaufmännische Prüfung gemäß § 14 UStG, die fachliche Prüfung sowie Freigabe mit rollenbasierten Workflows, die automatische Zuordnung zu Bestellvorgängen, Buchungsvorlagen für wiederkehrende Rechnungsarten (z. B. Energie, Telekommunikation) und die revisionssichere Archivierung aller Dokumente und Prozessschritte.
Kaufmännische Prüfung
Fachliche Prüfung
Revisionssichere Archivierung
lieferanten & rechnungssteller einbezogen
Schneller Cashflow durch Self-Service für Lieferanten
Mit easy invoice stellen Sie bei Bedarf ein Lieferanten-Portal bereit. So werden Ihre Lieferanten eingebunden, erhalten Informationen schneller und bleiben immer auf dem neusten Stand.
archivierung
Jede Rechnung archiviert – im Standard
GoBD- und SOX-konforme Archivierung leicht gemacht:
Mit easy archive speichern Sie Rechnungen automatisch und sicher. So bleiben Sie Regel-konform und finden jeden Rechnungsbeleg schnell wieder.
Konnektoren / Add-ons
Systeme ganz easy einbinden
Buchen Sie geprüfte Rechnungen einfach und transparent in ihrem ERP-System wie beispielsweise in Microsoft Dynamics Business Central (BC). Außerdem können Sie ihr Microsoft Dynamics mit easy ganz einfach um ein Dokumentenmanagement und eine revisionssichere Ablage erweitern.
Die digitale Rechnungsbearbeitung in SAP. Papierrechnungen oder elektronisch eingehende Rechnungen werden in einem einheitlichen, transparenten Prozess verarbeitet.
Mediathek
Impulse für die Rechnungsverarbeitung
Vorteile
Rechnungsverarbeitung kann so easy sein
Automatisierte Rechnungsverarbeitung mit easy invoice: schnell, effizient und sicher in einem Tool für eine langfristig optimierte Finanzbuchhaltung.
spart zeit &
geld
Zwölfmal mehr Zeit für Wesentliches – durch digitales Rechnungsmanagement. Zwölfmal schneller. Zwölf. Mal. Durch die Umstellung Ihrer Kreditorenbuchhaltung von manuell auf easy invoice. Ersetzen Sie Routinen durch automatisiertes Bearbeiten auf Basis von intelligenten Prozessen und eröffnen Sie Ihrem Unternehmen Zeit.
digital, rechtskonform & transaktionssicher
Rechnungen extrahieren, freigeben, archivieren – jederzeit und standortunabhängig. easy invoice ermöglicht das transaktionssichere Bearbeiten Ihrer Eingangsrechnungen – unabhängig vom Rechnungsformat oder dem Standort Ihrer Mitarbeiter. Was easy invoice noch leistet: automatische Buchungen in Ihrem ERP-System und das Archivieren aller Rechnungen.
immer schneller &
verlässlich
Auslesen, Abgleichen und Suchen für schnellere Entscheidungen. easy invoice beschleunigt Ihr Rechnungsmanagement um ein Vielfaches. Zum Beispiel, indem es Rechnungs- und Lieferantendaten automatisiert und sicher abgleicht. Ihr Plus: schnellere oder effiziente Prozesse und mehr Zeit fürs Wesentliche.
transparenz für buchhaltung,
controlling & lieferanten
Automatisches Zuordnen von Rechnungsdaten an definierte Mitarbeiter. Nahtlose digitale Abläufe – automatisiert, abteilungsübergreifend und mit Schnittstelle zu Ihren Lieferanten: Über easy invoive erhält jeder Mitarbeiter in allen Prozessphasen automatisch den passenden Zugriff auf Rechnungen, Daten und Aufgaben im Rahmen seiner Berechtigungen. Teamwork kann so easy sein.
Häufig gestellte Fragen zu easy invoice
Was genau ist easy invoice?
easy invoice ist eine Softwarelösung zur automatisierten Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Sie digitalisiert den gesamten Prozess – von der Erfassung über die Prüfung bis zur sicheren Archivierung – und sorgt für mehr Effizienz, Transparenz und Compliance.
Welche Vorteile bietet easy invoice für Unternehmen?
- Deutliche Zeitersparnis durch automatisierte Prüfungen
- Weniger manuelle Arbeitsschritte minimieren Fehler
- Transparente und nachvollziehbare Prozesse
- Zugriff von jedem Standort
- Beschleunigt die Freigabe von Rechnungen
- Einfache Integration in ERP- und Finanzbuchhaltungssysteme (z. B. Microsoft Dynamics 365, SAP)
Welche Rechnungsarten verarbeitet easy invoice?
Die Lösung unterstützt:
- PDF-Rechnungen per E-Mail
- Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) im Format XRechnung und ZUGFeRD
- Papierbelege (über Scan und OCR-Erkennung)
Wie werden Papierrechnungen eingebunden?
Papierbelege können frühzeitig eingescannt und in den digitalen Workflow integriert werden. So profitieren auch analoge Rechnungen von automatisierten Prozessen.
Wie funktioniert die Rechnungsprüfung mit easy invoice?
Die Software prüft automatisch:
- Pflichtangaben nach §14 UStG
- Abgleich mit Bestellung und Lieferschein
- Sachliche Richtigkeit der erbrachten Leistungen
Fehlerhafte oder fehlende Angaben werden sofort erkannt und automatisch zurückgewiesen.
Sind Freigabeprozesse individuell anpassbar?
Ja, easy invoice bietet:
- Mehrstufige Genehmigungsprozesse (z. B. Vier-Augen-Prinzip)
- Stellvertreterregelungen bei Abwesenheit
- Eskalationen bei Verzögerungen
- Budgetgrenzen und Genehmigungsstufen
Wie lassen sich Rollen- und Zugriffsrechte einrichten?
Sie können sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter exakt die für seine Rolle notwendigen Zugriffsrechte erhält. Das schützt sensible Daten und gewährleistet gleichzeitig reibungslose Abstimmungsprozesse zwischen Fachabteilungen und Geschäftsführung.
Granulares Berechtigungskonzept:
- Präzise Zugriffskontrolle auf Rechnungsebene für einzelne Mitarbeiter oder ganze Abteilungen
- Differenzierte Rechte: Nur-Lesen, Bearbeiten, Freigeben oder administrative Rechte
- Abbildung Ihrer Organisationsstruktur und Hierarchien im System
Wie erfolgt die revisionssichere Archivierung von Rechnungen?
Nach Abschluss des Freigabeprozesses werden alle Dokumente inklusive Workflow-Historie automatisch in easy archive gespeichert. Die Archivierung erfolgt gesetzeskonform nach GoBD, HGB, AO und DSGVO.
Das bedeutet:
- Unveränderbare Speicherung
- Vollständige Dokumentation der Workflow-Historie
- Prüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit
Papierrechnungen und klassische PDF-Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Für E-Rechnungen gilt eine verkürzte Frist von 8 Jahren.
Was ist beim Rechnungseingang per E-Mail wichtig?
Ein einfaches E-Mail-Backup reicht nicht aus, um GoBD-konform zu archivieren. Enthält der E-Mail-Text steuerlich relevante Informationen, müssen sowohl die E-Mail als auch der Anhang archiviert werden. easy archive übernimmt diese Aufgabe automatisch und rechtssicher.
Wie wird der Datenschutz bei der Nutzung von KI-Funktionen gewährleistet?
Der Schutz Ihrer Daten ist gewährleistet, da die in easy invoice integrierte KI ausschließlich in europäischen Rechenzentren gehostet wird. Dadurch wird sichergestellt, dass alle europäischen Datenschutzbestimmungen und -regelungen eingehalten werden.
Was sind die Vorteile der KI-Erkennung im Vergleich zur klassischen Texterkennung (OCR)?
Die KI-Erkennung vereinfacht die individuelle Einrichtung der Lösung erheblich und verkürzt somit die Projektlaufzeit. Darüber hinaus liefert die KI im Vergleich zur klassischen OCR-Technologie oft genauere und bessere Ergebnisse.
Mit welchen Daten wird die KI trainiert und ist sie selbstlernend?
Die KI basiert auf einem vorgefertigten Modell, das in einer sicheren Umgebung des Anbieters (Azure) gehostet wird. Ihre Kundendaten werden hier nicht eingespeist. Das bedeutet, dass die KI, die easy invoice unterstützt, kein selbstlernendes System ist, das kontinuierlich aus Fehlern oder Ihren Daten dazulernt.
Können die KI-Funktionen genutzt werden, wenn easy invoice (On-Premises) installiert ist?
Ja, easy invoice kann in Ihrer eigenen Umgebung (On-Premises) installiert werden. Die Verbindung zu den zusätzlichen KI-Funktionen wie dem Chat oder der KI-gestützten Belegextraktion durch das LLM (Large Language Model) erfolgt dabei über die Cloud. Diese KI-Funktionen sind somit Cloud-Dienste.